Voice導入事例

セゾンファクトリー 様受注・出荷業務の効率化と ミスの低減を実現

■業種: ジャム、ドレッシング等の販売

■販売チャネル:自社サイト、楽天市場、Yahoo!ショッピング、電話・FAX、店舗(全国27店舗)

■URL:http://www.saisonfactory.co.jp

■所在地:山形県東置賜郡高畠町大字元和田1566

 

 


セゾンファクトリー様は、2016年初旬に通販業務の効率化や販売力強化を目標に通販天国をご導入。
導入前の課題や導入後の状況をプロモーションチームの小林様、簾内様にお聞きしました。


 

■ 事業内容について教えてください

セゾンファクトリーは「季節・旬を活かす工場」として、こだわりのジャム、ドレッシング、飲料、デザートなどの製造・販売をおこなっています。

当社は創業以来、日本の四季をテーマにおいしいものにこだわり続けています。商品開発や製造は、日本全国・世界各地より厳選素材を探し求め、職人の手の力により丁寧に愛情を込めおこなっております。また、世界に向けて「MADE IN JAPAN」の凄さや素晴らしさを発信し「食のスーパーブランド」を目指しています。

通販事業については、現在、電話・FAX注文、自社サイト、楽天市場、Yahoo!ショッピングで自社ブランドの商品を販売しており、おかげさまでお客様にはご好評の声をいただいております。

 

■ 旧システムにはどのような課題がありましたか?

以前は、汎用の販売管理ソフトとネット受注ソフトという2つのソフトを併用し運用していました。増加するネット注文に対応するためにネット受注ソフトを後から追加導入しました。

この一元化されていない仕組みでは、作業効率という面で大きな課題がありました。

それぞれのソフトで操作が必要なため作業効率が悪い、履歴などのデータが分散してしまっているため、見たいときにすぐに見れない等、さまざま問題が発生していました。

 

<その他の課題>

  • 出荷指示書(ピッキングリスト)の印刷や、運送システムの連携方法がそれぞれ異なり、オペレーションが不統一だった。また、運送問合せ番号の確認も運送システムを操作する必要があった。
  • 自社サイトのネット注文は、販売管理ソフトで管理。メール送信(出荷連絡等)の機能が弱く、メールソフトと連携し送信していた。これに手間やミスが発生していた。
  • キャンペーン時などのDM発行も、顧客データが一元管理されていない為、一度エクセルに書き出し、データの結合や絞り込みを行うなど、毎回非常に時間がかかっていた。
  • ネット受注管理ソフトはカスタマイズが非対応の為、基幹システムとのデータ連携ができず、毎日の手入力作業に手間がかかっていた。

 

■ 導入の決め手になったポイントは?

普段より付き合いあるシステム業者から、通販天国を紹介いただいたのが最初のきっかけでした。

そこから3社による事前検証や要件定義を行い、主な課題の解決が可能という認識で一致し、導入を決定しました。

システムを業務に合わせてカスタマイズできるという点も大きなポイントとなりました。また、導入時や導入後のサポート体制に、安心感があることも要因の1つでした。

 

 

■ 通販天国の導入で実現できたことは?

1つのシステムになったことで、受注、出荷のオペレーションが統一されました。これによりお客様の履歴や、配送状況もすべて通販天国で参照できるようになりました。 それらの情報を見る画面も使いやすく、業務効率の向上とミスの低減につながりました。
出荷に関しては、運送伝票、指示書が一体型伝票になり、付け合せ作業の省略により、作業時間が約25%削減できました。

ネット注文の処理に関しては、これまでの受注メールやCSVファイルからの取込が、APIによる受注取込に変わり、取込漏れ等のミス削減や取込作業時間の短縮につながりました。
出荷連絡等のメール送信についても、一括で送信・管理できるようになり、作業時間が大幅に短縮できました。また、メールの内容についても、運送番号やのし紙情報のお客様への情報伝達が、詳細で確実なものになりました。

導入後、新たな販売チャネルとして、Yahoo!ショッピングに出店しましたが、既に運用体制が整っていたため、特に大きな混乱が無く対応できました。

販促・宣伝についても、システムが一元化・機能アップしたことにより、対応の幅が広がりました。
細かい条件でお客様の分析や抽出ができるため、様々な切り口でダイレクトメールを送ることができるようになりました。また、その効果測定もできるようになったため、より効果的な販促ができるようになりました。

 

<その他の解決した課題>

  • 基幹システムとのデータ連携が一括でできるようになった。
  • 様々なサービスの入金データ取込に対応できたため、入力・確認作業が低減した。
  • 入力漏れ・入力間違い時には警告機能が働くため、クレームにつながるミスを低減することができた。
  • 全体の注文状況や出荷数の把握が簡単にできるようになった。

 

■ 今後の課題や目標を教えてください

今以上に受注・出荷業務の効率化を進めていき、繁忙期であってもお客様により早く商品をお届けできるように改善していきたいです。